Rok za dostavu ponuda: 02. decembar 2004
1. Predmet tendera
1.1 Ured Visokog predstavnika poziva kompanije da dostave ponude za dodjelu jednogodišnjeg ugovora za čišćenje prostorija OHR-a lociranih u Brčko Distriktu, Bosna i Hercegovina.
1.2 Osnovni opis prostora
U OHR uredu u Brčko Distriktu, u bilo koje vrijeme, boravi između 70 i 100 stalnog osoblja. Oko 8,000 posjetilaca posjeti ovaj ured godišnje i održi se 450 do 500 sastanaka u toku godine.
Nivo osoblja, nivo dnevnih aktivnosti, kao i javna uloga OHR-a zahtjeva efektan program čišćenja radnog prostora kako bi se prezentovao najbolji mogući profesonalni image.
Kompleks obuhvata 2,500 m2 prostora i podijeljen je u dva objekta. Šest toaleta, pet konferencijskih sala, 45 kancelarija, prostor za stanovanje, nekoliko pomoćnih objekata i 10,000 m2 parkinga i zemljišta predstavlja opis prostora.
1.3 Od kompanije će se tražiti da obavlja osnovne zadatke kako je navedeno u Aneksu koji se nalazi u prilogu.
1.4 Kompanija će biti odgovorna za kupovinu i dostavu svih sredstava za čišćenje kako bi se obezbjedio nivo čistoće u čitavom prostoru. Ovo uključuje ali nije ograničeno na sredstva za čišćenje kao što su toaletni papir, papirni ubrusi, osveživači vazduha, itd.
1.5 OHR standardno radno vrijeme je 07:00–18:00 od ponedeljka do petka, izuzimajući BiH državne praznike. U toku radnog vremena barem jedna osoba za čišćenje mora biti prisutna u prostorijama. Čišćenje može biti obavljeno van radnog vremena ako to kompanija smatra odgovarajućim.
1.6 OHR će obezbjediti prostor za skladištenje materijala za čišćenje unutar OHR-ovih prostorija bez dodatnog troška za kompaniju.
1.7 Četiri usisivača KARCHER, četiri (dva velika i dva mala) kolica za čišćenje Numatic i dva teleskopa za pranje prozora ETTORE će se dati na korištenje kompaniji. Ova oprema se neće moći iznositi van prostorija OHR-a i biti će vraćena OHR-u u dobrom stanju po završetku ugovora. Održavanje ove opreme je odgovornost kompanije.
1.8 OHR može organizovati posjetu prostorijama za sve zainteresovane kompanije. Kompanije koje žele da učestvuju u ovoj posjeti trebaju poslati fax uredu administracije na fax 049/217-560 najkasnije do 24.11.2004.
2. Instrukcije ponuđačima
2.1 Ponude moraju uključiti sljedeće:
- Ime i adresu kompanije, ime kontakt osobe i telefon.
- Kopiju registracijskih dokumenata kompanie.
- Kratki opis kako bi se organizovao posao (npr. Rad u smjenama).
- Predloženi broj osoblja.
- Sve informacije o cijenama i uslovima plaćanja.
- Vrijeme potrebno za početak ugovora
- Sve druge relevantne informacije.
- Listu referenci.
Nepotpune ponude se neće razmatrati.
2.2 Obaviti će se interview sa kompanijama koje uđu u uži izbor.
2.3 OHR, kao diplomatska organizacija, je oslobođen plaćanja svih poreza i sve ponuđene cijene trebaju biti bez poreza.
2.4 Cijene moraju biti izražene u KM (konvertibilnim markama) ili EURO. Uobičajeni uslovi plaćanja OHR-a su putem bankovnog transfera u roku od 30 dana nakon dostavljanja fakture.
2.5 Ugovor sklopljen sa OHR-om će uključiti jedinične cijene i druge uslove navedene u ponudi, a koja će se nalazit će se u prilogu Ugovora, i smatrat će se pravno obavezujućim u toku trajanja Ugovora.
2.6 Ugovor će se dodijeliti na osnovu ponuđene cijene, uslova plaćanja, organizacije posla, predloženog broja osoblja, vremena potrebnog za početak ugovora ili bilo koje kombinacije ovih i drugih elemenata.
2.7 Rok za dostavljanje ponuda je 02. decembar 2004.
2.8 OHR zadržava pravo da stupi u pregovore sa bilo kojim ponuđačem ili da okonča tender bez sklapanja ugovora. OHR ne snosi bilo kakve troškove ponuđača u procesu pripreme ponuda.
2.9 Učešćem na ovom tenderu ponuđači potvrđuju da su registrovani za obavljanje djelatnosti koja je predmet ovog tendera.
2.10 Sve ponude dostaviti u zatvorenoj koverti za naznakom “ Tender za čišćenje”, na sljedeću adresu, najkasnije do 02. decembra 2004. u 17:00 hours:
Aneks
| Prostor | Standard | Predloženi način čišćenja | Minimalna učestalost | |
| Podovi: vinas, drvo, kamen, keramika | Očistiti od prljavštine, prašine i svih vidljivoh mrljan, naročito na ulovima i ćoškovima | Temeljito usisati. Suho pranje. Polirati po potrebi. | Dnevno | |
| Itison | Očistiti od prljavštine, prašine i svih vidljivoh mrljan, naročito na ulovima i ćoškovima | Mašinski oprati hemijskim sredstvima | Dva puta godišnje | |
| Rukohvati/prozorske daske/prozorski ramovi | Održavati čistim od prašine | Obrisati vlažnom krpom i očistiti mrlje | Dnevno | |
| Prozori i stakla, |
|
|
| |
| Unitrašnji | Svi prozori, staklene pregrade da budu očišćeni od svih vidljivih mrlja | Oprano, očišćeno i ispolirano do sjaja | Čišćenje po potrebi | |
| Vanjski | Prozori na prizemlju kao gore. Vanjska stakla na prozorima na spratovima po potrebi. | Oprano, očišćeno i ispolirano do sjaja | Čišćenje po potrebi i tromjesečno | |
| Zavjese/venecijaneri | Održavati čistim od prljavštine i mrlja | Oprašiti i obrisati vlažnom krpom | Čišćenje po potrebi | |
| Radne površine, stolovi | Održavati čistim od vidljive prašine, prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom i suhom krpom | Dnevno | |
| Namještaj | Stolove i stolice održavati čistim od prašine mrlja, prljavštine (uključujući sjedišta i noge stolice). | Obrisati vlažnom krpom i ispolirati | Dnevno | |
| Sjedišta održavati čistim od vidljivih mrlja i prašine. | Usisati, obrisati vlažnom krpom, očistiti mrlje i ispolirati. | Dnevno | ||
| Sve konferencijske stolove održavati čistim od prašine i mrlja. | Obrisati vlažnom krpom i ispolirati | Dnevno | ||
| Oprašiti konferencijske stolice. | Usisati i obrisati vlažnom krpom | Dnevno | ||
| Zidovi | Sve zidove prekrivene pločicama održavati čistim od prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom krpom i ispolirati | Sedmično i mjesečno | |
| Pregradne zidove održavati čistim od prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom krpom i ispolirati | Dnevno | ||
| Ofarbane zidove održavati čistim od prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom i suhom krpom | (očistiti mrlje po potrebi) | ||
| Radne površine | Sve radne površine u kuhinji održavatišistim od prašine, prljavštine i vidljivih mrlja na početku i na kraju svakog radnog dana. | Oprati, dezinfikovati, očistiti i ispolirati | Dnevno | |
| Univaonici i lavaboi | Oprati umivaonike, lavaboe, okolni proctor i česme da budu čisti od nakupina prljavštine, prašine, mrlja i vodenog kamenca | Oprati, dezinfikovati, očistiti i ispolirati | Dnevno | |
| Vrata | Rukohvati da budu očišćeni od mrlja i vidljivih nakupina prljavštine | Oprašiti, obrisati vlažnom krpom i izglačati | Dnevno | |
| Toaleti | WC školjke, sjedišta i pisoare održavati čistim od vidljive prljavštine, mrlja i održavati visoki standard čistoće | Oprati, dezinfikovati, očistiti i ispolirati | Dnevno | |
| Tuševi | Prostore prekrivene pločicama održavati čistim od prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom krpom i očistiti | Dnevno | |
| Tuš kade održavati čistim od prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom krpom, očistiti, sastrugati kamenac i ispolirati | Dnevno | ||
| Sve radne površine i opremu u prostoru tuša održavati čistim od prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom krpom, očistiti, sastrugati kamenac i ispolirati | Dnevno | ||
| Ogledala i stakla | Sva ogledala i stakla da budu očišćena od prašine, prljavštine i mrlja. | Očišćeno i ispolirano do sjaja | Dnevno | |
| Inventar i oprema | Uključujući držaše toilet papira, sapuna, šušače ruku, držače papirnih ubrusa održavati čistim od prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom i suhom krpom | Dnevno | |
| Prazniti kante za smeće | Isprazniti i obrisati | Tokom dana | ||
| Glavni hodnici | Održavati uglove i ćoškove čistim od prljavštine i prašine | Obrisati vlažnom krpom i očistiti | Dnevno | |
| Zidne lajsne | čistiti od vidljive prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom krpom i očistiti | Dnevno | |
| Zidovi ispod 2 m uključujući prekidače, kanalice, karniže | čistiti od vidljive prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom krpom i očistiti | Dnevno | |
|
| Slike i oglasne table čistiti od vidljive prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom krpom, očistiti i ispolirati | Dnevno | |
|
| Ustakljene slike i oglasne table čistiti od vidljive prljavštine, mrlja i otisaka prsiju. Na neustakljenim slikama i oglasnim tablama čistiti samo okvirove | Stresti prašinu | Dnevno | |
| Ormari niži od 1.5 m | Čistiti vrhove ormara od vidljive prašine | Obrisati vlažnom krpom i ispolirati | Dnevno | |
| Ormari viši od 1.5 m | Periodično čistiti da bi se uklonie nakupine prašine | Obrisati vlažnom krpom i ispolirati | Sedmično | |
| Kante za smeće | Redovno kontrolisati da se obezbjedi nesmetana upotreba | Obrisati vlažnom krpom i promjeniti kese | Dnevno | |
| Uništivači papira | Redovno kontrolisati da se obezbjedi nesmetana upotreba | Obrisati vlažnom krpom | U toku dana | |
| Zidna rasvjeta/lampe | čistiti od vidljive prašine i prljavštine | Oprašiti i uglačati | Dnevno | |
| znakovi | Da budu bez mrlja i prljavštine, |
|
| |
| Prostor za pušenje | Sve površine da budu očišćene od vidljivih mrlja | Obrisati vlažnom krpom i ispolirati | Dnevno | |
| Pepeljare | Redovno čistiti | Obrisati vlažnom krpom, očistiti, dezinfikovati, očistiti mrlje | Dnevno | |
| Kante | Redovno čistiti | Isprazniti i obrisati | Dnevno | |
| Stepenište i izlazi za nuždu | Stepenište održavati čistim od prljavštine i mrlja | Očistiti od smeća, pomesti usisati i oprati | Dnevno | |
| Rukohvate i štitnike održavati čistim od prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom krpom | Sedmično | ||
| Naročitu pažnju posvetiti ćoškovima i ivicama | Očistiti od smeća, pomesti usisati i oprati | Sedmično | ||
| Zidove održavati čistim od vidljivih mrlja | Obrisati vlažnom i suhom krpom | Sedmično | ||
| Vanjski ulaz, | Održavati urednim i čistim | Pokupiti smeće, pomesti, oprašiti i usisati | Dnevno | |
| Ulaz i izlaz | Rukohvate i štitnike održavati čistim od prljavštine i mrlja | Obrisati vlažnom i suhom krpom Očistiti od smeća i usisati | Dnevno | |
| Vatrogasni aparati | Održavati čistim od prašine | Oprašiti i obrisati vlažnom krpom | Sedmično | |
| Potrošni materijal | Obezbjediti dostupnost potrošnom materijalu u svim prostorima za normalno funkcionisanje u toku radnog dana | Dopuniti sve aparate i dozatore | U toku dana | |
| Dnevne aktivnosti čišćenja | Održavati dnevni program čišćenja bez ometanja poslova OHR-a u toku normalnog radnog vremena | Prilagoditi radne smjene lokalnim zahtjevima | U toku dana | |
| Odgovori na zahtjeve korisnika | Obezbjediti odgovor na zahtjeve korisnika u toku radnog vremena. Ovo može ukjljučiti obavjesti o zaprljanjima, zahtjeve za dodatnim pražnjenjem kanti za smeće idr. | Dezurno osoblje izvrsiti uslugu odmah po zahtjevu | U skladu sa zahtjevima | |
| Frižideri | Obezbjediti program čišćenja frižidera da bi se obezbjedili higijenski standardi, uključujući odleđavanje i puno čišćenje | Oprati, dezinfikovati i suho ispolirati | Dnevno i tromjesečno | |
| Teretana | Održavati čistim od vidljive prašine, prljavštine i mrlja | Oprano, očišćeno i ispolirano do sjaja | Dnevno | |
| Ukrasne biljke | Održavati nivo vlažnosti zemljišta u saksijama | Zalijevanje | Dva puta sedmično |