Sve ponude se moraju dostaviti u zatvorenoj koverti za naznakom “ Tender za ugostiteljske usluge”, najkasnije do 22. novembra 2005. do 17:00 sati na sljedeću adresu:
OHR zadržava pravo da stupi u pregovore sa bilo kojim ponuđačem ili da okonča tender bez sklapanja ugovora. OHR neće snositi bilo kakve troškove ponuđača u procesu pripreme prijedloga.
1. Predmet tendera
1.1 Ured visokog predstavnika poziva kompanije da dostave prijedloge za dodjelu jednogodišnjeg ugovora za ugostiteljske ugluge u prostorijama OHR-a u Sarajevu, za period od 1. januara – 31. decembra 2006.
2. Osnovni opis prostora
2.1 OHR ured se nalazi na adresi Emerika Bluma 1, Sarajevo.
Kompleks obuhvata oko 4,500 metara kvadratnih koji se sastoji od podruma, prizemlja i šest spratova. U uredu u bilo koje vrijeme boravi između 200-210 stalnog osoblja. Oko 10,000 posjetilaca posjeti OHR Sarajevo godišnje.
2.2 Ponuđač će poslovati u prostoru kuhinje na prizemlju, a koja se sastoji od prostora za ručavanje i prostora za pripremu hrane, kao i u kafeteriji na šestom spratu.
3. OBIM USLUGA
3.1 Nivo osoblja, nivo dnevnih aktivnosti, kao i javna uloga OHR-a zahtjeva efektan program u cilju pružanja usluga visoke kvalitete kako bi se prezentovao najbolji mogući profesonalni image.
3.2 Ponuđač će biti odgovoran za nabavku i prijem sve hrane, roba, proizvoda i opreme za pripremu hrane u OHR-u. Ponuđač će obezibijediti raznovrsnu kvalitetno pripremljenu hranu i piće po razumnim cijenama. Ponuđač će osigurati da hrana i piće odgovaraju aktivnostima OHR-a.
3.3Ponuđač će pružati sljedeće dnevne usluge:
- obezbijediti čaj i kafu na kuhinjskom pultu za samoposluživanje za osoblje i njihove goste. Ponuđač treba osigurati dostupnost proizvoda tokom cijelog radnog dana: dopuniti termoske kafe, čaja, šećera, mlijeka, itd.
- obezbijediti kafu, vodu i sok za sve interne sastanke i događaje. Ponuđač će unaprijed biti obaviješten o takvim sastancima i događajima. Ponuđač je odgovoran da blagovremeno postavi stolove prije i očisti ih nakon sastanka.
3.4 Ponuđač će obezbijediti raznovrsnost ponude / menija iz kojih se može odabrati:
A) Za doručak – Ponuđač će obezbijediti izbor peciva, muffin, kolača, pita, jaja, itd.
B) Za ručak – Ponuđač će obezbijediti sljedeće:
a) izbor supab) raznovrsne salatec) izbor najmanje tri glavna jela koja uključuju meso (govedina, svinjetina, teletina, janjetina), svježu ribu i perad i jedno dodatno vegetarijansko jelo.d) dva jela od rižee) krompir, tjestenina, dvije vrste zelenog i žutog povrćaf) tri vrste sendvičag) raznovrsna peciva i voćeh) raznovrsna pićai) raznovrsni deserti (slatke pite, kolači, sladoled).
3.5 Dodaci jelima kao što su prelivi za salatu, senf, kečap, majoneza, ulje, vinski ocat, sol, biber, ljuti preljevi, sos za odrezak, će obezbjediti Ponuđač i neće biti posebno naplaćivani.
3.6 Ponuđač će poslovati u kafeteriji i posluživati tople napitke, pića i grickalice i obezbijediti raznovrsnost ponude.
3.7 Ponuđač će, ukoliko želi, obezibijediti i druge komercijalne usluge uz pismeno odobrenje OHR-a.
3.8 Ponuđač će imati mogućnost da priprema sva jela van OHR-a ili u OHR-u koristeći dostupne prostorije. Bilo koja hrana koja se transportuje izvana u OHR mora biti transportovana po odgovarajućim higijenskim standardima.
3.9 Ponuđač će jedino koristiti prehrambene proizvode koji su svježi, hranjivi, prijatnog mirisa i ukusa, i koji su obrađeni prema sanitarnim propisima.
3.10 Ponuđač mora služiti svu hranu pri odgovarajućoj temperaturi i svježini.
3.11 Ponuđač mora skladištiti svu hranu i prehrambene proizvode na sigurnoj temperaturi.
3.12 Ponuđač neće posluživati ili preprodavati ostatke hrane od prethodnog dana.
3.13 Ponuđač će biti odgovoran za čišćenje prostora za ručavanje, stolova i pribora.
3.14 Ponuđač će prikupljati svo suđe ostavljeno na hodnicima ispred ureda na svakom spratu najmanje tri puta dnevno (ujutro, popodne, navečer).
4. PROIZVODI
4.1 OHR će obezbjediti prostor za skladištenje proizvoda unutar OHR-ovih prostorija bez dodatnog troška za kompaniju.
4.2 Ponuđač mora nabavljati hranu proizvedenu od onih proizvođača hrane koji su pod redovnim nadzorom nadležnih javnih zdravstvenih službi ili drugih nadležnih vladinih agencija. Hrana mora biti najviših postojećih standarda i nositi odgovarajuću oznaku kvalitete.
5. OPREMA
5.1 Kuhinjska oprema je opisana u Anneksu 1 . Kuhinjska oprema navedena u Anneksu 1 će biti na raspolaganju Ponuđaču ukoliko želi da je koristi.
5.2 Oprema koja pripada OHR-u se neće moći iznositi van prostorija OHR-a i bit će vraćena OHR-u u ispravnom stanju po završetku ugovora. Održavanje ove opreme je odgovornost Ponuđača.
5.3 Ponuđač će obezbijediti topli pult (‘bain marie’) za posluživanje toplih jela.
5.4 Ponuđač će obezbijediti svu drugu neophodnu opremu za pružanje usluga na profesionalan način kao što su čaše, escajg, šolje, stoljnjake, pepeljare, registar-kasu, itd. Ponuđač će koristiti svoje vlastite lonce i tave za pripremu i posluživanje hrane.
5.5 Sva oprema će se održavati u sigurnom, efikasnom, upotrebnom stanju svo vrijeme – svi sigurnosni uređaji (uzemljenja, itd.) će se održavati u ispravnom stanju. Nesigurna ili neispravna oprema se NEĆE KORISTITI i biti će odmah uklonjena iz ureda.
5.6 Ponuđač će preuzeti svu odgovornost za bilo kakve štete nastale upotrebom neodgovarajuće opreme, materijala ili metoda ili nepažljivom upotrebom opreme ili materijala od strane svojih zaposlenika.
6. MENADžMENTPLAN
6.1 Ponuđač će dostaviti Menadžment Plan koji mora specificirati metode i resurse koji će biti korišteni od strane Ponuđača za pružanje usluga, a prema definisanim zahtjevima i ciljevima OHR-a.
6.2 Menadžment Plan mora sadržavati:
- Nacrt pristupa prema kojem se predlaže implementacija ugovora.
- Primjeri tri (3) sedmična menija, a prema članu 3.4
- Dostaviti kompletan cjenovnik menija i predloženih porcija sa veličinom porcija koje se nude. Sumirati jela dnevne ponude prema pojedinoj prehrambenoj kategoriji, kao što su ručak, povrće, salate, deserti, pića, supe, kruh i peciva, doručak, sendviči, specijaliteti… Sumirati ukupan broj različitih jela u svakoj kategoriji, a prema meniju za određeni period.
- Očekivani broj osoblja potrebnog za pružanje traženih usluga. Svo osoblje koje poslužuje hranu mora imati osnovno znanje engleskog jezika.
- Ponuđačev plan kako da obezbijedi zdravstvene i higijenske uslove koji zadovoljavaju propise za komercijalne ugostiteljske objekte.
- Efektivne procedure za rješavanje pritužbi.
7. CIJENE I FAKTURISANJE
7.1 Ponuđač će podnositi OHR-u mjesečni račun samo za robu utrošenu prema članu 3.3. Troškovi na računu moraju biti razloženi prema odjelu/sekciji.
7.2 Ugostiteljske usluge za posebne događaje kao što su oproštajne zabave će se naplaćivati odvojeno. Ponuđač će unaprijed biti obavješten o takvim zbivanjima i jelovnik i cijene će biti dogovorene između OHR-a i Ponuđača.
7.3 Ponuđač neće biti odgovoran za plaćanje zakupnine ili tekućih troškova nastalih korištenjem OHR prostorija ili upotrebom OHR-ove opreme (Aneks 1), a kao rezultat pružanja usluga posluživanja prema članu 3.3.
7.4 Hrana i piće koji se poslužuju u kuhinji i kafeteriji će se naplaćivati direktno od kupaca u momentu kupovine.
8. RADNO VRIJEME I ZAPOSLENI
8.1 Ponuđač će pružati usluge u vremenu od 07:30–18:30 , od ponedeljka do petka. Ponuđač može jedino zatvoriti u dane zvaničnih BiH državnih praznika (1. januar, 1. maj, 25. novembar).
8.2 U izuzetnim slučajevima, OHR može zahtijevati od kompanije da svoje usluge pruža u drugom vremenskom periodu ili tokom vikenda. Naknada za takve usluge će biti dogovorena između OHR-a i Ponuđača.
8.3 Ponuđač će, za vrijeme boravka u uredu, osigurati svojim zaposlenicima čista i uredna radna odijela na kojima će pisati naziv kompanije, i ostalu odgovarajuću zaštitnu odjeću kao što su kape i mreže za kosu, uključujući i odjeću koju zahtijevaju posebne zdravstvene i sigurnosne mjere i propisi u BiH.
8.4 Ponuđač će obučiti i nadgledati sve svoje zaposlene kako bi u radu primjenjivali visoke standarde čistoće, ljubaznosti i usluge .
8.5 Ponuđač će obezbijediti dovoljan broj osoblja neophodnih za pružanje efikasne i uredne usluge i usluge pospremanja.
8.6 Svi zaposlenici koje Ponuđač odredi za pružanje usluga moraju biti fizički sposobni za izvršavanje svojih zadataka i ne smiju imati nikakvu prenosivu bolest. Zaposlenici moraju biti sposobni i iskusni za vrstu posla koji obavljaju, te urednog izgleda i ponašanja tokom boravka u uredu.
9. OSIGURANJE
9.1 Ponuđač će o svom trošku obezbijediti neophodno osiguranje u vezi sa povredama lica ili štete na imovini, a koje mogu nastati od ili u vezi sa izvođenjem predmetnih usluga od strane Ponuđača, njenih agenata, predstavnika, podugovorača ili zaposlenika, a čije pokriće neće biti manje od 5.000,00 KM po štetnom događaju.
9.2 Ponuđač će se pridržavati svih relevantnih zakona o radu koji se primjenju, uključujući ali ne ograničavajući se samo na, plaćanje doprinosa za zdravstveno i socijalno za sve svoje zaposlene. Svi zaposleni, uključujući i privremeno zaposlene, moraju biti adekvatno osigurani, i na zahtjev OHR-a Ponuđač mora dostaviti dokaze o svim registracijama / uplatama.
10. PREGLED PROSTORIJA
10.1 OHR će organizovati posjetu prostorijama na adresi Emerika Bluma 1, Sarajevo tako da potencijalni Ponuđači mogu da se upoznaju sa zahtjevima i lokanim uslovima.. Ponuđači moraju potvrditi unaprijed svoje učešće u posjeti putem fax-a na broj 033/283-565 najkasnije do srijede, 9. novembra 2005. i dostaviti imena najviše dva predstavnika kompanije.
11. INSTRUKCIJE PONUĐAČIMA
11.1 Učešćem na ovom tenderu Ponuđači potvrđuju da su registrovani za obavljanje djelatnosti koja je predmet ovog tendera.
11.2 Ponuda mora biti na engleskom jeziku i uključivati sljedeće elemente:
- ime i adresu kompanije, ime kontakt osobe i telefon,
- kopiju registracijskih dokumenata kompanije,
- bilans stanja za posljednji obračunski period i promet u protekloj godini,
- Menadžment Plan (Član 6., uključujući cijene pića),
- cijene potrošnih roba koje se odnose na član 7.1
- iskustvo ponuđača u pružanju ugostiteljskih usluga,
- preporuke od kompanija gdje je Ponuđač pružao slične ugostiteljske usluge u toku protekle tri godine,
- ime menadžera i preporuke koje dokazuju njeno/njegovo profesionalno iskustvo,
- listu opreme koju će Ponuđač obezbijediti,
- sve druge relevantne informacije.
11.3 Nepotpune ponude će se diskvalifikovati bez razmatranja.
11.4 OHR, kao diplomatska organizacija, je oslobođen plaćanja svih poreza i dadžbina.
11.5 Kompanija je odgovorna za sve poreze i druge naknade koje se odnose na obavljanje aktivnosti po ovom ugovoru uključujući, ali ne ograničavajući se na plaćanje doprinosa zasocijalno, penziono i zdravstveno osiguranje za sve svoje zaposlene radnike.
11.6 Cijene moraju biti izražene u KM (konvertibilnim markama). OHR će vršiti plaćanja mjesečno. Standardni uslovi plaćanja OHR-a su putem bankovnog transfera u roku od 30 dana nakon dostavljanja fakture.
11.7 Ugovor sklopljen sa OHR-om će uključiti jedinične cijene i druge uslove navedene u vašoj ponudi. Cijene koje je naveo Ponuđač ostaju neizmijenjene u toku trajanja Ugovora. Vaša ponuda će se nalaziti u prilogu Ugovora, i smatrat će se pravno obavezujućom u toku trajanja Ugovora.
12. OCJENJIVANJE PONUDA I DODJELA UGOVORA
12.1 Odluka o dodjeli Ugovora će se zasnivati na sveukupno najboljem prijedlogu, uzimajući u obzir željenu kvalitetu usluga i razumne cijene menija, u kombinaciji sa kvalitetom prethodnih usluga i iskustava.
12.2 Prijedlozi će biti pregledani od strane odbora za ocjenjivanje formiranog od OHR zaposlenika.
12.3 OHR zadržava pravo da razgovara sa bilo kojim Ponuđačem ili da dodijeli ugovor na osnovu primljenih prijedloga, ili da zaključi stvar bez dodjele ugovora. Odluka ocjenjivačkog odbora će biti konačna.
12.4 Intervju će se obaviti samo sa Ponuđačima koji uđu u uži izbor.
13. PERIOD VAŽENJA PONUDA
13.1 Ponuđači se obavezuju na važenje ponuda od 30 dana nakon isteka roka za podnošenje ponuda.
14. ZAHTJEVANA DOKUMENTACIJA OD ODABRANOG PONUĐAČA
14.1 Odabrani ponuđač će pismeno biti obavješten o odluci ocjenjivačkog odbora kojom se preporučuje dodjeljivanje ugovora njemu. Međutim, prije nego što OHR potpiše ugovor sa odabranim ponuđačem, ponuđač mora što prije obazbijediti sljedeće informacije i dokumente:
a) zdravstveno uvjerenje za sve zaposlene čime se garantuje njihova fizička i zdravstvena sposobnost za rad u pripremi i na posluživanju hrane.
14.2 Ako odabrani ponuđač ne dostavi traženu dokumentaciju u roku od 7 kalendarskih dana od dana obavještenja o dodjeli ugovora ili ako se utvrdi da je odabrani ponuđač dostavio netačne informacije, obavještenje će se smatrati poništenim i nevažećim. U tom slučaju OHR može dodijeliti ugovor drugom ponuđaču.
15. PODUGOVORAČI ILI DODJELJIVANJE POSLOVA
15.1 Ni pod kojim uslovima odabrani ponuđač neće imenovati podugovorače ili dodijeliti dio ugovora ukoliko to nije unaprijed pismeno odobreno od strane OHR-a. Ukoliko se ustanovi da je kompanija prekršila ove uslove, ugovor će biti prekinut bez prethodnog otkaznog roka.
16. INSPEKCIJE
16.1 OHR ima pravo da izvrši inspekciju kuhinje i kafeterije, kao i usluga koje se pružaju. Inspekcija može biti sprovedena u bilo koje vrijeme bez prethodne najave. Ove inspekcije se mogu odnositi, ali ne ograničavaju se na detaljan pregled sljedećeg: sanitarne prakse i uslova, kvalitete usluga, pridržavanje menija, ako što je dostavljeno u Prijedlogu, i sl.
16.2 Na zahtjev OHR-a Ponuđač će dostaviti dokaz o svim plaćenim porezima i drugim dadžbinama, a koje se odnose na ovaj Ugovor.
17. SANITACIJA, ČIŠĆENJE I UKLANJANJE SMEĆA
17.1 Ponuđač je odgovoran da osigura da se sve prostorije kuhinje / prostora za ručavanje / kafeterije, uključujući kuhinjsku opremu, čaše i escajg, održavaju i čiste prema najvišem stepenu higijene. Ponuđač će obezbijediti materijal za čišćenje.
17.2 Ponuđač je odogovoran za ukljanjanje smeća iz kuhinje / kafeterije i prostora za ručavanje i njegovo odlaganje u kontejnere.
18. MJERE OBEZBJEĐENJE i UDALJAVANJE POJEDINACA
18.1 Ponuđač će dvije sedmice unaprijed podnijeti zahtjev za izdavanje OHR propusnica potrebnih za ulazak u ured svakom zaposleniku, uz podnošenje potvrde suda o nekažnjavanju i kopije pasoša odnosno lične karte. Izdavanje ovih propusnica ostaje u isključivoj ovlasti OHR-a i zaposlenici kompanije mogu biti predmet prethodne bezbjedonosne provjere. Zbog duge procedure odobrenja, česte promjene zaposlenika nisu prihvatljive. OHR mora unaprijed pismeno odobriti svaku izmjenu zaposlenih radnika prije nego novi zaposlenik započne rad prema ugovoru sa OHR-om. OHR zadržava pravo da zabrani ulazak u OHR prostorije bilo kojem pojedincu.
18.2 OHR može iz opravdanih razloga zatražiti hitno udaljavanje iz ureda bilo kojeg zaposlenika kompanije ili pod-ugovorača zbog, ali ne ograničavajući se samo na to: nestručnosti i nemara, opasnog ili neprikladnog ponašanja, konzumacije alkohola ili opojnih droga, nepoštivanje pravila i propisa, ili bilo kojeg drugog razloga.