Sve ponude se moraju dostaviti u zatvorenoj koverti za naznakom “ Tender za čišćenje”, najkasnije do 30. novembra 2005. do 17:00 sati na sljedeću adresu:
OHR zadržava pravo da stupi u pregovore sa bilo kojim ponuđačem ili da okonča tender bez sklapanja ugovora. OHR neće snositi bilo kakve troškove ponuđača u procesu pripreme ponuda.
1. Predmet tendera
1.1 Ured visokog predstavnika poziva kompanije da dostave ponude za dodjelu jednogodišnjeg ugovora za čišćenje prostorija OHR-a lociranih u Sarajevu i Brčko Distriktu, za period od 1. januara – 31. decembra 2006.
1.2 Ugovor može biti dodijeljen jednoj ili dvije različite kompanije.
2. Osnovni opis prostora
2.1 LOT 1: Uredi u SARAJEVU
a) OHR ured na adresi Emerika Bluma 1, Sarajevo
Kompleks obuhvata oko 4,500 metara kvadratnih koji se sastoji od podruma, prizemlja i šest spratova. Pored uredskog prostora, postoje 24 WC-a, prostor za ručavanje i kafeterija, 1 velika i 2 male konferencijske sale, i 600 metara kvadratnih parkinga i zemljišta.
Pored kompleksa, na adresi Emerika Bluma 8, Sarajevo nalaze se skladišne prostorije od 150 metara kvadratnih u sklopu kojih je 1 WC i 1 kancelarija.
U uredu u bilo koje vrijeme boravi između 200-210 stalnog osoblja. Oko 10,000 posjetilaca posjeti OHR Sarajevo godišnje.
b) OHR ured na adresi Radomira Putnika bb, Istočno Sarajevo
Kompleks obuhvata oko 320 metara kvadratnih uključujući 2 kupatila, kuhinju, dvije mehaničarske radionice i šest ureda, i 950 metara kvadratnih parkinga.
U uredu boravi 14 stalnog osoblja.
2.2 LOT 2: Ured u BRČKOM
a) OHR ured na adresi Musala bb, Brčko Distrikt
Kompleks obuhvata oko 2,500 m2 prostora i podijeljen je u dva objekta. Šest toaleta, pet konferencijskih sala, 45 kancelarija, nekoliko pomoćnih objekata i 10,000 m2 parkinga i zemljišta predstavlja opis prostora.
U OHR uredu u Brčko Distriktu, u bilo koje vrijeme, boravi između 50 i 70 stalnog osoblja. Oko 5,000 posjetilaca posjeti ovaj ured godišnje.
3. RASPORED ČIŠĆENJA
3.1 Nivo osoblja, nivo dnevnih aktivnosti, kao i javna uloga OHR-a zahtjeva efektan program čišćenja radnog prostora kako bi se prezentovao najbolji mogući profesonalni image.
3.2 Od kompanije će se tražiti da obavlja zadatke kako je navedeno u Aneksu 1 koji se nalazi u prilogu.
4. MATERIJALI
4.1 Kompanija će biti odgovorna za kupovinu i dostavu svih sredstava za čišćenje takvog kvaliteta, vrste i sadržaja kako bi se obezbjedio visoki nivo čistoće u čitavom prostoru. Ovo uključuje ali nije ograničeno na sredstva za čišćenje kao što su sapun, toaletni papir, papirni ubrusi, dozatori, osveživači vazduha, zogeri, itd.
4.2 Sva sredstva za čišćenje moraju biti takva da nemaju direktno ili odgođeno štetno dejstvo na površine koje se čiste. Svi materijali za čišćenje moraju biti prepoznatljive marke i dobre kvalitete.
4.3 OHR će obezbjediti prostor za skladištenje materijala za čišćenje unutar OHR-ovih prostorija bez dodatnog troška za kompaniju.
5. OPREMA
5.1 Spisak opreme koja će se staviti na raspolaganje kompaniji se nalazi u prilogu kao Aneks 2. Ova oprema se neće moći iznositi van prostorija OHR-a i bit će vraćena OHR-u u ispravnom stanju po završetku ugovora. Održavanje ove opreme je odgovornost kompanije.
5.2 Kompanija će obezbijediti svu drugu neophodnu opremu za obavljanje poslova čišćenja na profesionalan i detaljan način. Sva oprema će se održavati u sigurnom, efikasnom, upotrebnom stanju svo vrijeme – svi sigurnosni uređaji (uzemljenja, itd.) će se održavati u ispravnom stanju. Nesigurna ili neispravna oprema se NEĆE KORISTITI i biti će odmah uklonjena iz ureda.
5.3 Kompanija će preuzeti svu odgovornost za bilo kakve štete nastale upotrebom neodgovarajuće opreme, materijala ili metoda ili nepažljivom upotrebom opreme ili materijala od strane svojih zaposlenika.
6. RADNO VRIJEME I ZAPOSLENI
6.1 OHR standardno radno vrijeme je 08:00–18:00 od ponedeljka do petka, izuzimajući vikende i BiH državne praznike. Čišćenje može biti obavljeno van radnog vremena ako to kompanija smatra odgovarajućim. Kompanija će obezbijediti dovoljan broj osoblja u radno vrijeme kako bi se održavala čistoća u toku dana i blagovremeno odgovorilo na zahtjeve korisnika. Dnevno osoblje treba imati osnovno znanje engleskog jezika, a jedna osoba će biti kontakt u toku radnog vremena.
6.2 U izuzetnim slučajevima, OHR može zahtijevati od kompanije da svoje usluge pruža besplatno u drugom vremenskom periodu ili tokom vikenda. Naknada za dodatne časove će se kompenzovati odbijanjem broja radnih sati radnim danima kao što se dogovori sa nadzornim licem.
6.3 Kompanija će, za vrijeme boravka u uredu, osigurati svojim zaposlenicima čista i uredna radna odijela na kojima će pisati naziv kompanije, i ostalu odgovarajuću zaštitnu odjeću, uključujući i odjeću koju zahtijevaju posebne zdravstvene i sigurnosne mjere i propisi u BiH.
6.4 OHR će obezbjediti ograničen smještajni prostor za zaposlenike kompanije unutar OHR-ovih prostorija bez dodatnog troška za kompaniju.
6.5 Svi zaposlenici koje kompanija odredi za izvođenje radova moraju biti fizički sposobni za izvršavanje svojih zadataka i ne smiju imati nikakvu prenosivu bolest. Zaposlenici moraju biti sposobni i iskusni za vrstu posla koji obavljaju, te urednog izgleda i ponašanja tokom boravka u Uredu.
7. OSIGURANJE
7.1 Kompanija će o svom trošku obezbijediti neophodno osiguranje u vezi sa povredama lica ili štete na imovini, a koje mogu nastati od ili u vezi sa izvođenjem predmetnih radova od strane kompanije, njenih agenata, predstavnika, podugovorača ili zaposlenika, a čije pokriće neće biti manje od 5.000,00 KM po štetnom događaju.
7.2 Kompanija će se pridržavati svih relevantnih zakona o radu koji se primjenju ili mogu biti modifikovani s vremena na vrijeme od strane nadležnih organa, i ni u kojem slučaju OHR neće nadoknaditi gubitke i štete u materijalima/radnoj snazi.
8. PREGLED PROSTORIJA
8.1 OHR će organizovati posjetu prostorijama za sve zainteresovane kompanije. Kompanije koje žele da dostave ponudu moraju učestvovati u ovoj posjeti. Da biste dobili informacije o zakazanim posjetama potrebno je da pošaljete fax Odjelu logistike na broj 033/283-565 najkasnije do srijede, 2. novembra 2005. i dostavite imena najviše dva predstavnika vaše kompanije. Kompanije treba da navedu da li će posjetiti urede u Sarajevu ili ured u Brčkom, ili oba.
9. INSTRUKCIJE PONUĐAČIMA
9.1 Učešćem na ovom tenderu ponuđači potvrđuju da su registrovani za obavljanje djelatnosti koja je predmet ovog tendera.
9.2 Kompanija može dostaviti ponudu za sve ili bilo koji LOT . Za svaki od LOT-ova moraju biti posebne ponude.
9.3 Ponude moraju sadržavati sljedeće:
- Ime i adresu kompanije, ime kontakt osobe i telefon
- Kopiju registracijskih dokumenata kompanije
- Bilans stanja za posljednji obračunski period i promet u protekloj godini
- Detaljan opis kako bi se organizovao posao (npr. rad u smjenama)
- Predloženi broj osoblja
- Iskustvo menadžmenta/supervizora/osoblja koji učestvuju u izvršenju ugovora (C.V. format)
- Ponuđena cijena
- Listu referenci
- Opis prethodnih poslova sličnih ovom tenderu
- Listu opreme koju će kompanija angažovati po ovom ugovoru
- Kompletnu listu predloženih sredstava za čišćenje sa specifikacijom proizvoda
- Sve druge relevantne informacije.
9.3 Nepotpune ponude će se diskvalifikovati bez razmatranja.
9.4 OHR, kao diplomatska organizacija, je oslobođen plaćanja svih poreza i sve ponuđene cijene trebaju biti bez poreza.
9.5 Kompanija je odgovorna za sve poreze i druge naknade koje se odnose na obavljanje aktivnosti po ovom ugovoru uključujući, ali ne ograničavajući se na plaćanje doprinosa za penziono i zdravstveno osiguranje za sve svoje zaposlene radnike.
9.6 Cijene moraju biti izražene u KM (konvertibilnim markama). OHR će vršiti plaćanja mjesečno. Standardni uslovi plaćanja OHR-a su putem bankovnog transfera u roku od 30 dana nakon dostavljanja fakture.
9.7 Ugovor sklopljen sa OHR-om će uključiti jedinične cijene i druge uslove navedene u ponudi. Cijene koje je navela kompanija ostaju neizmijenjene u toku trajanja Ugovora. Vaša ponuda će se nalazit u prilogu Ugovora, i smatrat će se pravno obavezujućim u toku trajanja Ugovora.
10. EVALUACIJA PONUDA
10.1 Ugovor će se dodijeliti na osnovu sljedećih, ali ne obavezno i samo tih, faktora:
organizacije posla, prethodnog radnog iskustva i opšte reputacije ponuđača, cijene, uslova plaćanja, predloženog broja osoblja, iskustva menadžmenta /supervizora /osoblja koji učestvuju u izvršenju ugovora, opreme koju će kompanija angažovati u uredima, ili bilo koja kobinacija ovih ili drugih elemenata.
10.2 Intervju će se obaviti samo sa kompanijama koje uđu u uži izbor.
11. PODUGOVORAČI ILI DODJELJIVANJE POSLOVA
11.1 Ni pod kojim uslovima kompanija neće imenovati podugovorače ili dodijeliti dio ugovora ukoliko to nije unaprijed pismeno odobreno od strane OHR-a. Ukoliko se ustanovi da je kompanija prekršila ove uslove, ugovor će biti prekinut bez prethodnog otkaznog roka.
12. MJERE OBEZBJEĐENJE I UDALJAVANJE POJEDINACA
12.1 Kompanija će unaprijed podnijeti zahtjev za izdavanje OHR propusnica potrebnih za ulazak u ured svakom zaposleniku, uz podnošenje potvrde suda o nekažnjavanju i kopije pasoša odnosno lične karte. Izdavanje ovih propusnica ostaje u isključivoj ovlasti OHR-a i zaposlenici kompanije mogu biti predmet prethodne bezbjedonosne provjere. Zbog duge procedure odobrenja, česte promjene zaposlenika nisu prihvatljive. OHR mora unaprijed pismeno odobriti svaku izmjenu zaposlenih radnika prije nego novi zaposlenik započne rad prema ugovoru sa OHR-om.
12.2 OHR može iz opravdanih razloga zatražiti hitno udaljavanje iz ureda bilo kojeg zaposlenika kompanije ili pod-ugovorača zbog, ali ne ograničavajući se samo na to: nestručnosti i nemara, opasnog ili neprikladnog ponašanja, konzumacije alkohola ili opojnih droga, nepoštivanje pravila i propisa, ili bilo kojeg drugog razloga.